Wie bereits erwähnt, stellen Emails eine gängige Form nicht nur der Geschäftskorrespondenz sondern auch des allgemeinen Austauschs dar. Wichtig ist dabei neben einer klaren und grammatikalisch korrekten Ausdrucksweise und logischer und übersichtlicher Aufbau. Wir möchten hier eine Strategie vorstellen, wie man sich Schritt für Schritt einer perfekten Email annähert.
1) Kurzer Entwurf
Hier geht es darum kurz zu umreißen, was das Ziel meiner Email ist. Möchte ich einem Kunden etwas verkaufen oder geht es um eine Nachfrage zu einem bereits laufenden Produktionsprozess? Welche Funktion übt der Empfänger meiner Email in seinem Unternehmen aus und wie erwarte ich, dass er mir weiterhelfen kann? Dieser Schritt kann zu Beginn auch auf Deutsch erfolgen.
2) Abschnittsüberschriften
Als nächstes wird die Email vom groben Aufbau her gegliedert. Die Zahl der Abschnitte kann je nach Anliegen varrieren. Von zwei bis zu fünf, sechs oder mehr. Der Inhalt der einzelnen Abschnitte kann dabei je nach Anliegen der Email verschieden gestaltet sein. Einige mögliche Beispiele: Kurze Vorstellung (falls man mit dem Empfänger zuvor noch nie Kontakt hatte)? Kurze Erläuterung des Anliegens, Problems? Verweis auf frühere Korrespondenz ein Gespräch, Treffen? Genaue Erläuterung des Problems? Abschluss?
Somit ist die Email gleich zu Beginn klar gegliedert. Dies erleichtert auch das folgende Schreiben des Textes ungemein.
3) Abschnitte mit Stichworten füllen
Hat man seine Mail mit Abschnitten gegliedert, werden diese mit kurzen Stichworten mit einem ersten Inhalt versehen. Spätestens hier sollte der Text in Englisch produziert werden, um nicht im nachhinein Probleme mit der Übersetzung bestimmter Formulierungen zu bekommen.
4) Ausformulieren
Hat man zu jedem Abschnitt kurze Stichworte gefunden umgibt man diese noch mit einem textlichen Gerüst auf Englisch.
5) Korrekturlesen
Ganz wichtig vor dem Absenden, die Email vielleicht noch einem kurz für 5 Minuten als Entwurft sichern. Dann noch einmal in Ruhe darüber lesen, eventuelle Fehler korrigieren und checken, dass auch wirklich das Anliegen der Mail klar und deutlich herüberkommt.
Die perfekte Email
Wie bereits erwähnt, stellen Emails eine gängige Form nicht nur der Geschäftskorrespondenz sondern auch des allgemeinen Austauschs dar. Wichtig ist dabei neben einer klaren und grammatikalisch korrekten Ausdrucksweise und logischer und übersichtlicher Aufbau. Wir möchten hier eine Strategie vorstellen, wie man sich Schritt für Schritt einer perfekten Email annähert.
1) Kurzer Entwurf
Hier geht es darum kurz zu umreißen, was das Ziel meiner Email ist. Möchte ich einem Kunden etwas verkaufen oder geht es um eine Nachfrage zu einem bereits laufenden Produktionsprozess? Welche Funktion übt der Empfänger meiner Email in seinem Unternehmen aus und wie erwarte ich, dass er mir weiterhelfen kann? Dieser Schritt kann zu Beginn auch auf Deutsch erfolgen.
2) Abschnittsüberschriften
Als nächstes wird die Email vom groben Aufbau her gegliedert. Die Zahl der Abschnitte kann je nach Anliegen varrieren. Von zwei bis zu fünf, sechs oder mehr. Der Inhalt der einzelnen Abschnitte kann dabei je nach Anliegen der Email verschieden gestaltet sein. Einige mögliche Beispiele: Kurze Vorstellung (falls man mit dem Empfänger zuvor noch nie Kontakt hatte)? Kurze Erläuterung des Anliegens, Problems? Verweis auf frühere Korrespondenz ein Gespräch, Treffen? Genaue Erläuterung des Problems? Abschluss?
Somit ist die Email gleich zu Beginn klar gegliedert. Dies erleichtert auch das folgende Schreiben des Textes ungemein.
3) Abschnitte mit Stichworten füllen
Hat man seine Mail mit Abschnitten gegliedert, werden diese mit kurzen Stichworten mit einem ersten Inhalt versehen. Spätestens hier sollte der Text in Englisch produziert werden, um nicht im nachhinein Probleme mit der Übersetzung bestimmter Formulierungen zu bekommen.
4) Ausformulieren
Hat man zu jedem Abschnitt kurze Stichworte gefunden umgibt man diese noch mit einem textlichen Gerüst auf Englisch.
5) Korrekturlesen
Ganz wichtig vor dem Absenden, die Email vielleicht noch einem kurz für 5 Minuten als Entwurft sichern. Dann noch einmal in Ruhe darüber lesen, eventuelle Fehler korrigieren und checken, dass auch wirklich das Anliegen der Mail klar und deutlich herüberkommt.